Virtual mailroom
Transformez vos flux entrants en processus 100 % automatisés
Les entreprises reçoivent chaque jour un volume croissant de courriers postaux et d’emails nécessitant tri, lecture, classification et traitement manuel. Ces tâches répétitives mobilisent des ressources humaines pour des actions à faible valeur ajoutée.
Notre solution d’automatisation intelligente permet de supprimer les interventions humaines lorsque la machine peut agir de manière fiable, en automatisant intégralement le traitement des communications entrantes grâce à l’intelligence artificielle Microsoft Azure et à la puissance d’orchestration de Microsoft Power Automate.
Réduction des coûts opérationnels
Accélération des délais de traitement
Diminution des erreurs humaines
Traçabilité complète des actions
Une solution prête à configurer (Ready-to-Configure)
Contrairement aux projets d’automatisation longs et complexes, notre outil est conçu comme une plateforme immédiatement opérationnelle, adaptable rapidement à vos processus métiers.
La solution permet notamment :
- Lecture automatique des emails et pièces jointes
- Analyse intelligente du contenu des documents
- Classification automatique des courriers entrants
- Extraction des données clés via IA
- Déclenchement d’actions métiers automatisées
- Création et mise à jour automatique de dossiers
- Routage vers les bons services ou applications
Les actions répétitives sont exécutées automatiquement dès réception du document, sans intervention humaine lorsque les règles de confiance sont atteintes.
Intelligence artificielle Azure au cœur du traitement documentaire
La solution exploite les capacités avancées d’Azure AI pour comprendre les documents comme le ferait un opérateur humain :
- Reconnaissance optique de caractères (OCR avancé)
- Compréhension du langage naturel
- Identification du type de document
- Extraction intelligente de données structurées
- Analyse contextuelle des contenus
Le système apprend et s’améliore progressivement afin d’augmenter le taux d’automatisation.
Automatisation complète des emails entrants
Les emails deviennent des déclencheurs automatiques de processus :
- Analyse du contenu et des pièces jointes
- Détection d’intention (demande client, facture, réclamation, contrat, etc.)
- Création automatique d’actions ou de dossiers
- Réponses automatiques selon règles métier
- Transmission vers les systèmes internes
Votre boîte mail cesse d’être un point de congestion pour devenir un flux automatisé.
Option 1 — Externalisation du traitement du courrier postal
Pour une automatisation réellement complète, nous proposons une option incluant :
- Réception du courrier physique
- Ouverture automatisée des enveloppes
- Numérisation haute qualité
- Injection directe dans le système d’automatisation
Ainsi, les courriers papier intègrent le même circuit automatisé que les emails, créant un flux documentaire unifié.
Option 2 — Connexion universelle GED et ERP
La solution peut s’intégrer à votre écosystème existant.
Connexion possible avec :
- Systèmes de GED (Gestion Électronique de Documents)
- ERP
- CRM
- Outils métiers spécifiques
- Applications Microsoft ou tierces
Les documents et données extraites sont automatiquement envoyés vers les bons systèmes, sans ressaisie.
Déploiement et personnalisation sur mesure
Nous ne livrons pas seulement un outil : nous adaptons la solution à vos processus réels.
Nos prestations incluent :
- Analyse des flux documentaires existants
- Paramétrage des règles métier
- Configuration des automatisations Power Automate
- Entraînement des modèles IA si nécessaire
- Intégration avec vos applications
- Tests et validation opérationnelle
- Accompagnement au démarrage
L’objectif : atteindre rapidement un niveau d’automatisation maximal tout en sécurisant vos opérations.
Bénéfices concrets pour votre organisation
Gains opérationnels
- Jusqu’à 80 % de réduction des traitements manuels
- Traitement en continu 24/7
- Réduction drastique des délais
Gains financiers
- Diminution des coûts administratifs
- Optimisation des ressources humaines
- Retour sur investissement rapide
Gains qualité et conformité
- Traçabilité complète
- Standardisation des processus
- Réduction des erreurs de saisie
Cas d’usage typiques
- Traitement automatisé des factures fournisseurs
- Gestion des demandes clients entrantes
- Traitement de dossiers administratifs
- Gestion des réclamations
- Analyse et archivage contractuel
- Gestion documentaire RH
Pourquoi choisir notre solution ?
- Basée sur l’écosystème Microsoft (sécurité et évolutivité)
- Déploiement rapide
- Automatisation réellement opérationnelle
- Adaptée aux PME comme aux grandes organisations
- Architecture évolutive et interopérable
Passez à l’automatisation intelligente
Libérez vos équipes des tâches répétitives et concentrez-les sur les activités à forte valeur ajoutée.
Contactez-nous pour une démonstration personnalisée et une étude de vos flux entrants.